عدم مراجعه‌ی بیمار و ثبت درست وضعیت نوبت
آخرین به‌روزرسانی:
وقتی بیماری سر نوبت نمی‌آید، اولین واکنش معمولاً این است که او را «غایب» حساب کنند. اما همیشه این‌طور نیست. بیمار ممکن است نوبت را جابه‌جا کرده باشد، یادآوری به او نرسیده باشد، یا در واقع تماسی که قرار بود از مطب گرفته شود عقب افتاده باشد. اگر همه‌ی این‌ها با یک برچسب ثبت شوند، نه می‌توانید مشکل را بفهمید و نه درست پیگیری کنید.
چهار حالت که باید جدا ثبت شوند
- آمد: نوبت انجام شد.
- نیامد (عدم مراجعه): بیمار نیامد و خبر هم نداد.
- جابه‌جا شد: بیمار قبل از نوبت وقت جدید گرفت.
- لغو شد: نوبت لغو شد و وقت جدیدی تعیین نشد.
این‌ها وضعیت نوبت هستند، نه وضعیت پرونده. بیماری که یک بار نیامده، لزوماً منصرف نشده است.
محاسبه‌گر نسبت عدم مراجعه
دو عدد را برای یک بازهٔ یکسان وارد کنید. در این محاسبه، کل نوبت‌ها برابر است با مجموع مراجعه‌های انجام‌شده و عدم مراجعه‌های بدون اطلاع قبلی؛ نوبت‌هایی که پیش از موعد لغو یا جابه‌جا شده‌اند را در هیچ‌یک از دو عدد نشمارید. اگر مطب تعریف دیگری به کار می‌برد، همان تعریف را در گزارش‌ها ثابت نگه دارید و نتایج دو تعریف را مستقیم مقایسه نکنید. اعداد در مرورگر شما می‌ماند و جایی ذخیره نمی‌شود.
این ابزار به جاوااسکریپت نیاز دارد. بدون آن، نسبت عدم مراجعه را این‌طور حساب کنید: تعداد نوبت‌های بدون حضور تقسیم بر کل نوبت‌ها.
محاسبهٔ هزینهٔ ظرفیت خالی مطب
تعداد نوبت‌های ماه، نرخ عدم مراجعه و متوسط مبلغ هر مراجعه را وارد کنید. اگر بخشی از نوبت‌های ازدست‌رفته با مراجعهٔ دیگری پر می‌شود، سهم آن را هم وارد کنید. این محاسبه، ارزش اسمی ظرفیت خالی را نشان می‌دهد؛ هزینه‌های متغیر، وصول واقعی وجه و شرایط قرارداد را حساب نمی‌کند و برآورد سود نیست.
فرمول: تعداد نوبت × نرخ عدم مراجعه ÷ صد × متوسط مبلغ مراجعه × (یک منهای سهم جایگزینی ÷ صد).
تعداد نوبت و نرخ این بخش باید با تعریف بخش قبل محاسبه شوند. سهم جایگزینی یعنی چه بخشی از زمان‌های خالی‌شده با مراجعهٔ دیگری پر شده است؛ این سهم، پیش‌بینی اثر پیگیری یا محصول خاصی نیست.
مثال فرضی: برای ۴۰۰ نوبت در ماه، نرخ عدم مراجعهٔ ۱۰ درصد و متوسط مبلغ ۳۰۰ هزار تومان، ارزش اسمی نوبت‌های بدون مراجعه ۱۲ میلیون تومان است. اگر یک‌چهارم این ظرفیت با مراجعهٔ دیگری پر شود، برآورد ظرفیت خالی ۹ میلیون تومان می‌شود. این مثال، آمار واقعی هیچ مطبی نیست و اثر یک نرم‌افزار را پیش‌بینی نمی‌کند.
محاسبه‌گر به جاوااسکریپت نیاز دارد. بدون آن، از فرمول و مثال بالا استفاده کنید. تعداد نوبت را صحیح و مثبت، درصدها را بین صفر و صد و مبلغ را به تومان وارد کنید.
برای بررسی فرایندهای مطب از ارزیاب دیجیتالی‌شدن و برای دانلود قالب از ابزارهای رایگان استفاده کنید. هیچ اطلاعاتی دربارهٔ یک بیمار در این ابزارها وارد نکنید.
چرا نوبت را از پرونده جدا ثبت کنیم
پرونده نشان می‌دهد بیمار در کدام مرحله‌ی مسیر است. نوبت نشان می‌دهد در یک ساعت مشخص چه اتفاقی افتاد. اگر «نیامد» مستقیماً پرونده را به «منصرف شد» ببرد، بیماری که فقط یک نوبت را از دست داده از مسیر بیرون می‌افتد. بهتر است عدم مراجعه روی نوبت ثبت شود و بعد یک پیگیری با موعد مشخص برای پرونده ساخته شود.
بعد از عدم مراجعه چه کنیم
- همان روز یا روز بعد با بیمار تماس بگیرید و لحن را بدون سرزنش نگه دارید.
- دلیل را بپرسید و یادداشت کنید؛ بعد از مدتی الگوها پیدا می‌شوند.
- نوبت جدید پیشنهاد دهید و اگر بیمار قبول نکرد، پیگیری بعدی را با تاریخ ثبت کنید.
- اگر بیمار صراحتاً نخواست ادامه دهد، دلیل را ثبت و پرونده را ببندید.
چه چیزی عدم مراجعه را کم می‌کند
- تأیید نوبت: یک تماس کوتاه قبل از نوبت، بخصوص برای نوبت‌هایی که زمان زیادی از ثبتشان گذشته.
- اطلاع‌رسانی روشن: بیمار باید بداند کجا بیاید، چه ساعتی و چه چیزی همراه بیاورد.
- راه ساده برای لغو یا تغییر: وقتی تغییر وقت دشوار است، بیمار به‌جای تغییر، نمی‌آید.
- ثبت دقیق: با ثبت دلیل‌ها می‌فهمید مشکل از کجاست.
این کار در کارتامد
در کارتامد نوبت با ساعت مشخص ثبت می‌شود و دو نوبت هم‌زمان برای یک نفر پذیرفته نمی‌شود. وضعیت نوبت، مثلاً تأیید مراجعه یا عدم مراجعه، جدا از وضعیت پرونده ثبت می‌شود. پرونده‌ها هم در شش گروه نمایش داده می‌شوند و «وقت گرفته» یکی از آن‌هاست. جزئیات: نوبت‌دهی و تقویم مطب.