داشبورد مدیریتی مطب؛ هر عدد چه سؤالی را جواب می‌دهد

پاسخ کوتاه: داشبورد مدیریتی مطب باید به پزشک مالک نشان دهد کار مطب کجا گیر کرده، بدون اینکه از کسی بپرسد. کارتامد آمار پرونده‌ها، داشبوردهای مدیریتی و گزارش فعالیت را در بازه‌ی زمانی انتخابی و به وقت مطب ارائه می‌دهد. این عددها عملیاتی‌اند، یعنی درباره‌ی پرونده‌ها، کارها و زمان‌ها؛ عدد پولی در این صفحه و در این گزارش‌ها نیست.

سؤال شما، عددی که جوابش را می‌دهد

عددی که به هیچ سؤالی جواب ندهد فقط صفحه را شلوغ می‌کند. جدول زیر از سؤال‌های رایج پزشک مالک شروع می‌کند، جای جواب را نشان می‌دهد و می‌گوید اگر جواب خوب نبود، قدم بعدی چه می‌تواند باشد.

دو نکته درباره‌ی این جدول. اول، ستون آخر فقط پیشنهاد است و برای هر مطب ممکن است فرق کند. دوم، این جدول فهرست شاخص نیست و جای شاخص‌های ماهانه‌ی مدیر مطب را نمی‌گیرد؛ آن موضوع جداگانه‌ای است.

درباره‌ی ردیف آخر: رویدادهای امنیتی و تغییرات مهم در کارتامد ثبت می‌شود و فقط مالک مطب فهرست رویدادهای امنیتی را می‌بیند.

یک دوشنبه صبح با داشبورد

این مثال ساختگی است و عددهایش فقط برای نشان دادن روش‌اند، نه داده‌ی واقعی یک مطب. دکتر «ر» مالک یک مطب است و صبح دوشنبه، پیش از اولین بیمار، ده دقیقه برای داشبورد کنار گذاشته است.

1. دقیقه‌ی ۰ تا ۲: بازه را مشخص می‌کند. هفت روز گذشته را انتخاب می‌کند. در کارتامد بازه‌ی زمانی انتخابی است و عددها به وقت مطب حساب می‌شوند. پس «دیروز» یعنی دیروزِ ساعت مطب، نه ساعت دیگری.
2. دقیقه‌ی ۲ تا ۴: نگاه به گروه‌های وضعیت. در آمار پرونده‌ها می‌بیند گروه «در حال پیگیری» از بقیه پرتر است. عدد گروه «وقت گرفته» را با عددی که دوشنبه‌ی قبل در دفترش یادداشت کرده بود کنار هم می‌گذارد و می‌بیند تقریباً تغییری نکرده است. برداشت اولش این است که بیماران وارد مسیر می‌شوند ولی به نوبت نمی‌رسند.
3. دقیقه‌ی ۴ تا ۶: زمان را می‌سنجد. فاصله‌ی پیام اولیه تا گرفتن نوبت را نگاه می‌کند؛ این عدد در کارتامد بدون ثبت داده‌ی اضافه اندازه گرفته می‌شود. عدد امروز را با عددی که دوشنبه‌ی قبل در همان دفتر نوشته بود مقایسه می‌کند و فرض کنید امروز بیشتر شده است. این مقایسه هم با برداشت قبلی جور است: کندی جایی بین پیام و نوبت است.
4. دقیقه‌ی ۶ تا ۸: گزارش فعالیت. گزارش فعالیت همان بازه را باز می‌کند تا ببیند کار در پنل چطور پیش رفته است. می‌بیند در روزهایی که یکی از کارکنان مرخصی بوده، کار کمتری ثبت شده است.
5. دقیقه‌ی ۸ تا ۱۰: یک تصمیم و یک مسئول. فقط یک اقدام انتخاب می‌کند: تا پایان همین هفته، پرونده‌های «در حال پیگیری» که بیش از چند روز تماس نداشته‌اند بین دو نفر تقسیم شود، و اسم هر دو نفر و موعد را یادداشت می‌کند. دوشنبه‌ی بعد اول همین اقدام را مرور می‌کند و بعد سراغ عددهای تازه می‌رود.

ده دقیقه برای این کافی بود، چون دکتر «ر» دنبال همه‌ی عددها نرفت؛ از یک سؤال شروع کرد و با یک اقدام تمام کرد. همین مرور را می‌شود با یک قالب گزارش هفتگی مطب روی کاغذ هم انجام داد. اینکه تقسیم کار پیگیری بعداً اثری داشته یا نه، سؤال دیگری است و سنجش اثر پیگیری روش مقایسه‌ی خودش را دارد. خود کار تماس‌ها و صف آن‌ها هم در پیگیری تلفنی بیماران آمده است.

خروجی گرفتن: چرا سخت‌گیرانه است

داشبورد را می‌شود در پنل دید؛ خروجی فایلی است که از پنل بیرون می‌رود. فهرست بیماران با نام و شماره‌ی تماس، وقتی روی یک فلش یا یک کامپیوتر مشترک بماند، دیگر زیر کنترل مطب نیست.

در کارتامد خروجی Excel، CSV و JSON با اجازه‌ی جدا و تأیید هویت دوباره گرفته می‌شود. اجازه‌ی خروجی گرفتن هم برای هر کاربر جدا تنظیم می‌شود. نتیجه برای پزشک مالک این است که داشتن دسترسی به پنل به‌تنهایی برای بیرون بردن فهرست بیماران کافی نیست.

قواعدی که پیشنهاد می‌کنیم، جدا از هر نرم‌افزاری:

1. اجازه‌ی خروجی را به نام بدهید، نه به نقش. یک یا دو نفر مشخص کافی است و بقیه لازم نیست این اجازه را داشته باشند.
2. هر خروجی یک دلیل نوشته‌شده داشته باشد. «برای گزارش ماهانه» یا «برای انتقال به نرم‌افزار دیگر»، نه «شاید لازم شود».
3. کوچک‌ترین بازه را بگیرید. اگر عدد یک ماه را می‌خواهید، خروجی همه‌ی سال‌ها را نگیرید.
4. فایل را بعد از کار پاک کنید. خروجی‌ای که روی دسکتاپ یک کامپیوتر مشترک می‌ماند، همان چیزی است که این قواعد برای جلوگیری از آن نوشته شده‌اند.
5. فایل را در گروه‌های گفت‌وگو نفرستید. اگر لازم است فایلی جابه‌جا شود، مسیرش را از قبل مشخص کنید.
6. وقتی کسی از مطب می‌رود، همان روز اجازه‌هایش را بازبینی کنید. اجازه‌ی خروجی و آمار اولین مواردی است که باید بسته شود.

بقیه‌ی تنظیم نقش‌ها و اجازه‌ها در امنیت اطلاعات مطب آمده است.

چک‌لیست: داشبورد شما واقعاً استفاده می‌شود؟

داشتن داشبورد با استفاده از آن فرق دارد. هر موردی را که امروز در مطب شما درست است علامت بزنید.

این صفحه برای شما نیست اگر…

• دنبال دریافتی‌ها، هزینه‌ها، بیمه یا دفترهای مالی مطب هستید. آنچه کارتامد گزارش می‌دهد آمار پرونده‌ها، داشبوردهای مدیریتی و گزارش فعالیت است. عدد پولی در این گزارش‌ها نیست و برای حساب‌های مالی به ابزار جداگانه‌ای نیاز دارید.
• آمار بالینی می‌خواهید. گزارش‌های این صفحه درباره‌ی کار مطب است، نه درباره‌ی نتیجه‌ی درمان بیماران.
• انتظار دارید داشبورد خودش مراجعه را بیشتر کند. کارتامد فاصله‌ی پیام اولیه تا گرفتن نوبت را اندازه می‌گیرد. اندازه گرفتن یک فاصله آن را کوتاه نمی‌کند؛ عدد فقط نشان می‌دهد کجا را باید نگاه کنید و کار اصلی با کارکنان مطب است.

سؤال‌های متداول

عدد پولی یا دریافتی‌های مطب را هم نشان می‌دهد؟ نه. عدد پولی در این گزارش‌ها نیست. آنچه کارتامد ارائه می‌دهد آمار پرونده‌ها، داشبوردهای مدیریتی و گزارش فعالیت است.

منشی هم می‌تواند آمار را ببیند؟ اگر شما بخواهید. در کارتامد اجازه‌ی آمار برای هر کاربر جدا تنظیم می‌شود. گزارش پیام تا نوبت را فقط مالک مطب در کارتامد می‌بیند.

عددها بر اساس کدام بازه و کدام ساعت حساب می‌شوند؟ در کارتامد بازه را خودتان انتخاب می‌کنید و عددها به وقت مطب ارائه می‌شود.

خروجی در چه قالبی گرفته می‌شود؟ خروجی کارتامد Excel، CSV و JSON است و با اجازه‌ی جدا و تأیید هویت دوباره گرفته می‌شود.

برای دیدن فاصله‌ی پیام تا گرفتن نوبت باید چیز اضافه‌ای ثبت کنیم؟ نه. کارتامد این فاصله را بدون ثبت داده‌ی اضافه اندازه می‌گیرد.

نسبت عدم مراجعه را از کجا بفهمم؟ روش ثبت وضعیت نوبت‌ها و حساب کردن این نسبت را در راهنمای نسبت عدم مراجعه نوشته‌ایم.

ادامه‌ی مسیر

• مراحل پرونده‌ی بیمار

مطالب مرتبط

• مدیریت نوبت مطب؛ آنچه بعد از ثبت هر نوبت باید روشن باشد
• کارتامد چیست؟
• نرم‌افزار مدیریت مطب؛ راهنمای انتخاب برای پزشک مالک مطب
• چرا بیماران پیام می‌دهند اما وقت نمی‌گیرند؟
• مسیر بیمار در مطب ارتوپدی؛ از ویزیت اول تا پیگیری بعد از عمل