مراحل مسیر بیمار در مطب؛ از اولین تماس تا مراجعه
آخرین به‌روزرسانی:
بیمار از لحظه‌ای که اولین بار با مطب تماس می‌گیرد تا وقتی که روی صندلی ویزیت می‌نشیند، از چند مرحله می‌گذرد. اگر مرحله‌ها روشن نباشد، دو مشکل پیش می‌آید: کسی نمی‌داند پرونده الان کجاست، و پرونده بین مرحله‌ها جابه‌جا می‌شود بدون اینکه کسی مسئولش باشد. این راهنما مسیر را در شش گروه توضیح می‌دهد.
۱. بیمار جدید
چه می‌گذرد: اطلاعات اولیه ثبت می‌شود: نام، راه تماس، منبع آشنایی، شکایت اصلی. اگر لازم باشد پزشک موضوع را بررسی می‌کند. مسئول معمول: منشی یا ادمین ثبت. خطای رایج: ثبت ناقص یا ثبت پرونده‌ی تکراری برای یک نفر. قبل از ساختن پرونده‌ی تازه، جستجو کنید.
۲. در حال پیگیری
چه می‌گذرد: باید با بیمار تماس گرفته شود، مدرکی گرفته شود یا بیمار تصمیمی بگیرد. مسئول معمول: کال‌سنتر. خطای رایج: بیماری که منتظر تصمیم خودش است با بیماری که ما منتظر پاسخ‌اش هستیم یکی حساب می‌شود، در حالی که این دو را متفاوت پیگیری می‌کنند.
۳. وقت گرفته
چه می‌گذرد: نوبت با ساعت مشخص ثبت شده است. مسئول معمول: منشی. خطای رایج: وضعیت نوبت (آمد یا نیامد) با وضعیت پرونده قاطی می‌شود. نوبت را جدا ثبت کنید.
۴. مراجعه کرده
چه می‌گذرد: بیمار ویزیت شده است. از اینجا ممکن است پیگیری بعدی لازم باشد. مسئول معمول: پزشک و منشی. خطای رایج: بعد از ویزیت «کار تمام شد» فرض می‌شود و اقدام بعدی تعیین نمی‌شود.
۵. بیمار عملی
چه می‌گذرد: مسیر ویژه‌ای که شامل برنامه‌ی عمل، آماده‌سازی و پیگیری بعد از عمل است. مسئول معمول: مسئول عمل‌ها و کال‌سنتر. خطای رایج: پیگیری‌های بعد از عمل در حافظه‌ی افراد می‌ماند.
۶. بسته‌شده
چه می‌گذرد: مسیر به پایان رسیده یا بیمار منصرف شده یا موضوع خارج از حوزه‌ی مطب است. خطای رایج: بستن بدون ثبت دلیل. دلیل بسته شدن بعداً برای فهمیدن الگوها لازم می‌شود.
قاعده‌ی کلی
برای هر مرحله سه چیز را بنویسید: چه کسی مسئول است، چه چیزی پرونده را به مرحله‌ی بعد می‌برد، و تا چه مدت ماندن در این مرحله طبیعی است. پرونده‌ای که بیش از مدت طبیعی در یک مرحله مانده، باید دلیلش بررسی شود.
این مسیر در کارتامد
وضعیت‌های پرونده در کارتامد در همین شش گروه نمایش داده می‌شوند: بیمار جدید، در حال پیگیری، وقت گرفته، مراجعه کرده، بیمار عملی و بسته‌شده. برای هر بیمار تایم‌لاینی هست که پیام‌ها، مدارک، تماس‌ها و تغییر وضعیت‌ها را به ترتیب زمان نشان می‌دهد. جزئیات در نرم‌افزار پیگیری بیمار مطب.