پرونده‌ی کاغذی یا نرم‌افزار؟ مشکلات رایج در مطب
آخرین به‌روزرسانی:
پرونده‌ی کاغذی و دفترچه تا وقتی تعداد بیماران کم است، خوب کار می‌کند. مشکل زمانی شروع می‌شود که مطب بزرگ‌تر شود، کارکنان بیشتر شوند یا پیگیری‌ها زیاد شود. این صفحه نشانه‌های رسیدن به آن نقطه را می‌گوید.
مشکل‌هایی که کم‌کم بزرگ می‌شوند
- پیدا کردن پرونده: جستجو در کشو و دفتر وقت می‌گیرد، و پرونده‌ای که جابه‌جا شده پیدا نمی‌شود.
- یک نسخه، یک نفر: وقتی پرونده روی میز یک نفر است، دیگری نمی‌تواند همان لحظه نگاهش کند.
- تاریخچه‌ی ناقص: مکالمه‌ی تلفنی، پیام و مدرک هرکدام جایی ثبت می‌شود و تصویر کامل بیمار هیچ‌جا نیست.
- پیگیری وابسته به حافظه: «یادم نبود زنگ بزنم» بیشتر از چیزی که فکر می‌کنید پیش می‌آید.
- پرونده‌ی تکراری: یک نفر با دو املای نام دو بار ثبت می‌شود.
- از دست رفتن: کاغذ می‌سوزد، گم می‌شود یا خراب می‌شود و نسخه‌ی پشتیبان ندارد.
- گزارش‌گیری سخت: اگر بخواهید بدانید ماه گذشته چند بیمار جدید داشتید، باید دستی شمرد.
- وابستگی به یک نفر: اگر منشی برود، فقط خودش می‌داند چیزی کجاست.
نشانه‌هایی که می‌گوید وقت تغییر است
- هفته‌ای چند بار «این بیمار کجاست؟» پرسیده می‌شود.
- بیماری از پیگیری جا افتاده و بعداً فهمیده‌اید.
- بیش از یک نفر باید روی یک پرونده کار کند.
- می‌خواهید بدانید چند بیمار در چه مرحله‌ای است و نمی‌توانید.
نرم‌افزار همه‌ی مشکل‌ها را حل نمی‌کند
نرم‌افزار بد یا ناقص کارکنان را کند می‌کند. اگر کارکنان اطلاعات را کامل وارد نکنند یا قاعده‌ی کار روشن نباشد، نرم‌افزار فقط بی‌نظمی را از کاغذ به صفحه می‌برد. قبل از انتقال، روش کار را مشخص کنید: مراحل بیمار، مسئول هر مرحله و اینکه چه چیزی ثبت شود.
انتقال تدریجی
لازم نیست یک‌شبه همه‌چیز را عوض کنید. از بیماران جدید شروع کنید، بعد پرونده‌های باز را وارد کنید و بایگانی قدیمی را در آخر. راهنمای انتقال مراحل را قدم‌به‌قدم می‌گوید.
کارتامد
کارتامد برای هر بیمار یک پرونده می‌سازد و ثبت و ویرایش اطلاعات، جستجو، هشدار پرونده‌ی تکراری، بایگانی و بازگردانی از سطل حذفیات را در همان‌جا انجام می‌دهد. تایم‌لاین هر بیمار پیام‌ها، مدارک، تماس‌ها و تغییر وضعیت‌ها را به ترتیب زمان نشان می‌دهد.