شرح وظایف منشی مطب؛ چک‌لیست برای پزشک مالک
آخرین به‌روزرسانی:
شرح وظایف منشی مطب معمولاً نوشته نمی‌شود و در عمل با عادت ساخته می‌شود. نتیجه این است که کارهایی که «معلوم نیست مال کیست» یا انجام نمی‌شود، یا فقط یک نفر می‌داند. این فهرست یک نقطه‌ی شروع است؛ آن را با روش کار مطب خودتان تنظیم کنید.
کارهای روزانه
شروع روز - بررسی لیست نوبت‌های امروز و تأیید نوبت‌های مهم. - بررسی پیام‌ها و تماس‌های بی‌پاسخ دیروز. - آماده‌کردن پرونده‌ی بیماران امروز.
حین کار - پذیرش بیمار و ثبت مراجعه. - ثبت یا به‌روزرسانی اطلاعات پرونده. - هماهنگی نوبت بعدی قبل از رفتن بیمار. - پاسخ به تماس‌ها و ثبت پیام‌ها.
پایان روز - ثبت وضعیت نوبت‌ها: آمد، نیامد، جابه‌جا شد، لغو شد. - مشخص‌کردن پیگیری‌های فردا و تحویل آن‌ها به مسئول. - بررسی اینکه همه‌ی مراجعه‌ها در پرونده ثبت شده است.
کارهای هفتگی
- مرور پرونده‌های بی‌اقدام: بیمارانی که چند روز است اقدام بعدی ندارند.
- بررسی نوبت‌های «نیامده» و ساختن پیگیری برای آن‌ها.
- مرتب‌کردن پرونده‌های تکراری یا ناقص.
- گزارش کوتاه برای پزشک: چند بیمار جدید، چند نوبت، چند پیگیری عقب‌افتاده.
کارهای ماهانه
- مرور شاخص‌ها با پزشک یا مدیر. شاخص‌های ماهانه
- بازبینی دسترسی کارکنان. راهنمای دسترسی
- نسخه‌ی پشتیبان و بررسی اینکه قابل بازیابی است.
کارهایی که معمولاً روی کسی نیست
این‌ها را مشخص کنید چه کسی مسئول است:
- پیگیری بیمارانی که «هنوز تصمیم نگرفته‌اند».
- ثبت دلیل انصراف.
- پیدا کردن و ادغام پرونده‌های تکراری.
- بستن پرونده‌هایی که دیگر فعال نیستند.
- آموزش نیروی جدید.
چه چیزی را به منشی نسپاریم
- تصمیم‌های پزشکی و پاسخ به سؤال‌های درمانی؛ این‌ها باید به پزشک یا پرستار برسد.
- دسترسی کامل به همه‌ی تنظیمات و خروجی کل اطلاعات، مگر در صورت لزوم.
ثبت شرح وظایف
شرح وظایف را یک صفحه بنویسید، بالای هر کار مسئول و تناوب را مشخص کنید و هر سال یک بار بازبینی کنید. شرح وظایفی که هیچ‌وقت بازبینی نشود، با واقعیت فاصله می‌گیرد.
این کارها در کارتامد
در کارتامد منشی نقش جدا دارد و اجازه‌های خروجی گرفتن، ورود داده، حذف و آمار برای هر کاربر جدا تنظیم می‌شود. نوبت با ساعت مشخص ثبت می‌شود و وضعیت نوبت، مثلاً تأیید مراجعه یا عدم مراجعه، جدا از وضعیت پرونده ثبت می‌شود.